Webinar Veilig Mailen

Op donderdag 24 oktober om 12.00 uur vond het webinar voor de vernieuwde dienst ‘Veilig Mailen’ plaats. Dit webinar was specifiek gericht op gebruikers van de Veilig Mailen dienst met een zorgring.nl of subdomein.zorgring.nl account. Tijdens dit Webinar namen we je stap voor stap mee in de aankomende veranderingen. We lieten zien wat dit voor jouw organisatie betekent en hoe we jou vanuit Zorgring daarin kunnen ondersteunen.

Kon je er niet bij zijn of wil je het webinar nog eens opnieuw bekijken? Dat kan! Bekijk dan hier de opname van dit webinar. 

Ook zijn hier de presentatieslides terug te vinden.

FAQ

Alle vragen die gesteld zijn tijdens het webinar hebben we verzameld en worden hier beantwoord. Let op: tijdens het webinar zijn er ook enkele vragen gesteld die inhoudelijk betrekking hebben op Zivver. Deze vragen zijn aan Zivver voorgelegd. We zullen hier zo spoedig mogelijk op terugkomen. 

Emailadressen

Hoe zien nieuwe mailadressen er uit? Wij nemen veilig mailen via zorgring af. Dus het is nu naam@praktijk.zorgring.nl. Kan dit zo blijven?

Als je op dit moment gebruik maakt van een @[subdomein].zorgring.nl emailadres dan zal dit veranderen. Alle nieuwe accounts zullen een nieuwe domeinnaam krijgen, bijvoorbeeld …@praktijk.nl.

Verzenden / ontvangen

Is direct mailen tussen het nieuwe Veilig Mailen met Zivver en Zorgmail mogelijk, of loopt dat via een portal?

Dat hangt af van of beide partijen de NTA 7516 zelfverklaring hebben getekend. Indien dit het geval is dan wordt een mail rechtstreeks afgeleverd zonder tussenkomst van een portaal. Indien dit niet het geval is dan zal de ontvanger het bericht met een code moeten ophalen via een portaal.

NTA zelfverklaring

Hoe vaak moet de NTA verklaring getekend worden?

De zelfverklaring moet eenmalig getekend worden, maar jouw organisatie is er zelf verantwoordelijk voor dat je blijft voldoen aan de vereisten uit de NTA 7516. Omdat de NTA 7516 niet verplicht is, hoef je je hiervoor niet te laten certificeren. In de toekomst zal dit waarschijnlijk wel het geval zijn, zodra de NTA 7516 overgaat in de NEN 7531 (Veilige email).

Helpen jullie ook met de zelfverklaring of loopt dit via Zivver?

Wij delen de NTA 7516 zelfverklaring met jou. Maar jouw organisatie is zelf verantwoordelijk voor het voldoen aan de vereisten. Door gebruik te maken van Zorgring Veilig Mail (via Zivver) maak je al gebruik van een NTA compliant leverancier, maar er worden bijvoorbeeld ook eisen gesteld op het gebied van authenticatie (2-factor) en het gebruik van persoonlijke accounts.

Hebben jullie een format waar de zelfverklaring aan dient te voldoen?

Deze zullen wij op een later moment met klanten delen.

Zorgring pakketten

Kun je ook M365 + Zivver nemen voor alleen mailen, terwijl je zelf al M365 hebt voor Word/Excel/etc.? Of nemen jullie dat ook over?
Als jouw organisatie op dit moment zelf M365 in beheer heeft (of bij een andere partij heeft ondergebracht) dan zijn er twee opties: 1. Je neemt Zivver Only af. Dit houdt in dat je Zivver tegen een gunstige prijs afsluit door het contract bij Zorgring onder te brengen. De implementatie verzorg je zelf met een handleiding die je van ons ontvangt. 2. Je draagt het beheer van jouw M365 over aan Zorgring. Op dat moment gaan voor jouw organisatie de bedragen gelden die wij rekenen voor de Web, Standaard of Compleet pakketten. Hiermee ben je goedkoper uit dan wanneer je een losse Microsoft licentie en een losse Zivver licentie koopt.
Betaal je per mailbox of per gebruiker? Ik zou bijvoorbeeld 1 mailbox door meerdere gebruikers laten gebruiken.

Voor elke gebruiker dient een persoonlijk account aangemaakt te worden. Deze gebruikers kunnen dan toegang krijgen tot een gedeelde (shared) mailbox. De kosten van het pakket zijn per gebruiker, de gedeelde mailboxen zijn gratis.

Wat is het verschil als je Zivver zelf regelt of dat je dit via Zorgring regelt?

Zorgring koopt Zivver voor de regio gezamenlijk in. Hierdoor hebben wij goede prijsafspraken met Zivver kunnen maken. Daarnaast kunnen wij het beheer van jouw Microsoft 365 omgeving en Zivver combineren. Dit kunnen wij tegen een gunstig tarief aanbieden.

Wat is het voordeel om mailen via Zorgring te doen? Dat hebben we al via Zivver.
Als je op dit moment al gebruikt maakt van Zivver, dan hoef je geen extra stappen te ondernemen om de uitfasering van de Zorgring Veilig Mailen dienst te ondervangen. Mocht je geen gebruik (meer) willen maken van de diensten van Zorgring dan ontvangen we graag nog wel een formele opzegging via servicedesk@zorgring.nl.Daarnaast raden we je aan om te kijken of het goedkoper kan zijn om jouw Zivver licentie(s) via Zorgring af te nemen.
Wij hebben net ja gezegd op de offerte van o365 standaard via Zorgring. Zivver willen we niet, dan lossen we op een andere manier op. Ik heb ook niks gelezen over Zivver, dit wordt dan toch niet geïmplementeerd?

In het Veilig Mailen Standaard pakket van Zorgring zit ‘veilig mailen’ automatisch inbegrepen. Op de website stond destijds vermeld dat per 1 januari veilige mail licentie toegevoegd zou worden aan de accounts. Inmiddels is bekend dat dit Zivver zal zijn. De kosten hiervoor zijn al in het pakket inbegrepen, er komen geen extra kosten bij voor Zivver. Mocht jouw organisatie toch niet dit pakket willen afnemen, stuur dan een mail naar servicedesk@zorgring.nl zodat we dit kunnen corrigeren.

Hoe kan het dat het goedkoopste pakket bij optie 1 (Web) goedkoper is dan optie 2 (alleen Zivver)?

Het Web pakket van Zorgring is inderdaad goedkoper dan Zivver Only. Dit komt doordat wij je minder makkelijk kunnen ondersteunen bij problemen op het moment dat wij niet jouw M365 omgeving beheren. Dit betekent dat wij meer tijd kwijt zijn aan support, wat ertoe leidt dat de supportkosten in dit pakket hoger zijn dan in de pakketten waarbij Zorgring het volledige beheer doet. Dit zie je terug in de totaalprijs.

Ik heb al een Zivver abonnement en de plug-in in M365. Wat heb ik dan nog nodig?
In dat geval is het niet nodig om een aanpassing te doen. Het kan mogelijk voordeliger zijn om het Zivver account (en M365) onder te brengen bij Zorgring. Je beslist echter zelf of je dit zou willen.Wel ontvangen wij dan nog graag de formele opzegging van de huidige veilig mailen dienst via servicedesk@zorgring.nl.
Wij hebben momenteel al een eigen Zivver account dat wij gebruiken. Kunnen wij deze accounts behouden? Of is het noodzakelijk dat we via Zorgring dan toch overgaan op Zivver?
In dat geval is het niet nodig om een aanpassing te doen. Het kan mogelijk voordeliger zijn om het Zivver account (en M365) onder te brengen bij Zorgring. Je beslist echter zelf of je dit zou willen.Wel ontvangen wij dan nog graag de formele opzegging van de huidige veilig mailen dienst via servicedesk@zorgring.nl.
Als je Onedrive van microsoft wil, moet je dit dan voor alle gebruikers afnemen, of kan dit ook voor alleen enkele gebruikers?

Het is mogelijk om te variëren in de pakketten, waarbij bijvoorbeeld voor een aantal gebruikers het Standaard pakket aangevraagd wordt en voor andere gebruikers het Compleet pakket (incl. Office applicaties zoals Word, Excel, OneDrive, etc.).

Wij hebben Web+applicatie Office 365. Kunnen we dan volstaan met de Web-pakket?

Bij een Web-pakket wordt er door Zorgring voor jou een Microsoft account (en domeinnaam) aangemaakt. Indien je al een account en eigen domein hebt én gebruikt wilt maken van Zivver dan kun je het Zivver Only pakket afnemen.

Domein

Wat is de kostprijs voor een nieuw domein?

De kosten voor een domeinnaam zijn €1,19 (excl. BTW) per maand.

Waarneming

Hoe regel je inlog voor incidentele gebruikers? Zoals een waarnemer of invalassistente?
Wij raden aan om voor elke vaste medewerker een eigen account aan te maken. Hiermee voldoe je aan wettelijke vereisten (= Wabvpz) om aan te kunnen tonen wie een mail heeft verstuurd/gelezen.Daarnaast is het mogelijk om een functioneel account aan te maken (bijvoorbeeld waarnemer@praktijk.nl). U bent dan volgens de NTA 7516 wel verplicht om beleid op te stellen over hoe u kunt vastleggen wie op dat moment ingelogd was op dat account.
Kan je een algemene gebruiker maken op een praktijktelefoon?

De 2-factorauthenticatie voor een functioneel account (bijvoorbeeld waarnemer@praktijk.nl) kan ingeregeld worden op een praktijktelefoon.

Beheer

Hebben wij een ICT bedrijf nodig om dit in te stellen?
Indien je kiest voor Zivver Only, dan kies je voor een zelfimplementatie. Een systeembeheerder (binnen jouw organisatie of van een extern bedrijf) zal aanpassingen moeten doen.Indien je kiest voor een pakket van Zorgring, dan verzorgen onze systeembeheerders dit voor jou.

Regio

In het contract in de regio Alkmaar staat expliciet dat er een zorgring e-mailadres moet zijn. is het stoppen gecommuniceerd met de regio Alkmaar?

Zorgring neemt contact op met de gemeenten om dit te bespreken.

Planning

Werkt het huidige Zorgring veilig mailen account dan ook tot 30 april? Dus emails verzenden en ontvangen
Voor het eind van het jaar willen wij van jou weten of je de nieuwe Veilig Mailen dienst bij Zorgring wil afnemen. Als dat het geval is, dan plannen wij in Q1 2025 een moment om jou over te zetten. Tot die tijd blijft de oude oplossing in stand. Zodra jouw organisatie is overgezet naar Zivver zullen we vervolgens nog een aantal maanden mails die verzonden worden naar het oude adres forwarden naar het nieuwe adres.Indien je geen gebruik wenst te maken van onze nieuwe dienst dan zal de dienst per 31 december 2024 komen te vervallen. We ontvangen dan graag nog een formele opzegging via servicedesk@zorgring.nl. Ook dan kunnen wij een forward instellen, maar je dient er zelf voor te zorgen dat wij kunnen forwarden naar een veilig emailadres. Wij stellen geen forwards in naar een mailadres dat niet veilig is.
In de transitieperiode 1 jan – 30 april worden de mails binnenkomend op het Zorgringadres dus doorgestuurd naar het nieuwe mailadres. Heb ik dit goed begrepen?
Indien je de nieuwe Veilig Mailen dienst via Zorgring afneemt, zullen wij een forward plaatsen op het oude emailadres.Ook als je besluit om geen Veilig Mailen via Zorgring af te nemen kunnen wij een forward instellen, maar je dient er zelf voor te zorgen dat wij kunnen forwarden naar een veilig emailadres. Wij stellen geen forwards in naar een mailadres dat niet veilig is.

Opzeggen

Wat is de opzegtermijn voor Zorgring?
Omdat onze dienst wijzigt, is het mogelijk om deze op te zeggen per 31 december 2024. Dat betekent dat je daarbij niet de huidige opzegtermijn in acht hoeft te nemen. Wij ontvangen dan graag de formele opzegging van de huidige veilig mailen dienst via servicedesk@zorgring.nl.Voor de nieuwe dienst zal de opzegging jaarlijks mogelijk zijn, met inachtneming van een opzegtermijn van 4 maanden.
Kan ik mijn huidige contract opzeggen door te mailen naar servicedesk@zorgring.nl? Of zijn er nog andere voorwaarden waaraan dient te worden voldaan?
Omdat onze dienst wijzigt, is het mogelijk om deze op te zeggen per 31 december 2024. Dat betekent dat je daarbij niet de huidige opzegtermijn in acht hoeft te nemen. Wij ontvangen dan graag de formele opzegging van de huidige veilig mailen dienst via servicedesk@zorgring.nl.Voor de nieuwe dienst zal de opzegging jaarlijks mogelijk zijn, met inachteneming van een opzegtermijn van 4 maanden.