Verhalen uit de praktijk: in gesprek met de systeembeheerder van Veilig Mailen

Deze week gaan we langs bij de systeembeheerder van het project Veilig Mailen: Fatih Kaya. Bij Zorgring houdt hij zich bezig met de implementatie van het vernieuwde Veilig Mailen. Maar naast de technische kant van het vak bestaat zijn werk ook uit een sociaal aspect. In dit interview vertelt hij ons hier meer over.

Hoi Fatih, wat leuk dat we bij je langs mogen komen. Vertel, waar ben je mee bezig?
Hoi Liselotte, op dit moment werk ik aan een mailmigratie voor de dienst Veilig Mailen. Dit betekent dat we de oude mailomgeving omzetten naar een nieuwere en veiligere omgeving, in dit geval Microsoft Exchange, waarop we een extra veilige schil van Zivver implementeren. Deze overstap zorgt voor betere prestaties, meer stabiliteit en een verbeterde beveiliging van e-mailverkeer. Daarnaast implementeer ik Zivver als veilige mailoplossing. Dit systeem biedt extra bescherming bij het versturen van vertrouwelijke informatie en helpt gebruikers om privacygevoelige gegevens op een veilige manier te delen.

Dat klinkt als een belangrijke stap richting meer veiligheid en gemak. Hoe is dit project tot stand gekomen?

Dit project is in gang gezet omdat de Veilig Mailen-dienst van Zorgring toe was aan vernieuwing. Met name op het gebied van beveiliging was een upgrade noodzakelijk, omdat veilig e-mailverkeer essentieel is in onze sector. De mailoplossing van Zorgring voldeed niet langer aan de nieuwste technische eisen en beveiligingsstandaarden, waardoor een overstap onvermijdelijk werd.

Daarnaast is er binnen de regio Noord-Holland de beslissing genomen om met Zivver een partnerschap aan te gaan voor onze nieuwe oplossing voor Veilig Mailen in de regio. Wij integreren Zivver niet alleen in onze systemen, maar zorgen ook dat alle betrokken organisaties en gebruikers ermee kunnen werken. Door deze overstap verbeteren we de veiligheid, efficiëntie en gebruiksvriendelijkheid van het e-mailverkeer binnen de zorg.

Hoe zorg je er dan voor dat zorgorganisaties voldoende vertrouwd raken met de nieuwe systemen? Dat lijkt me als zorgverlener namelijk best ingewikkeld..

Dat klopt! Een belangrijk onderdeel van mijn werk is ook het begeleiden van de organisaties in dit proces. Ik heb veel contact met de zorgorganisaties om ervoor te zorgen dat de overgang soepel verloopt. Het is belangrijk dat zij ook na de implementatie goed begrijpen hoe ze met de nieuwe systemen moeten werken. Dit betekent dat ik ondersteuning bied bij vragen, handleidingen beschikbaar stel en hen stap voor stap door de veranderingen leidt. Ik zorg ervoor dat de mailaccounts van onze klanten zo goed mogelijk worden ingeregeld, zodat zij deze op een eenvoudige manier kunnen gebruiken.

Het is een combinatie van IT met een sociaal component als ik dat zo hoor. Zijn er ook uitdagingen waar je tegenaan loopt?
Tuurlijk, bij een project als dit komen verschillende uitdagingen kijken. Eén van de grootste is het coördineren van de migratie en implementatie binnen een dynamische werkomgeving zoals de zorg. Zorgverleners hebben een drukke agenda en hun primaire focus ligt uiteraard op het verlenen van zorg. Dit betekent dat IT-veranderingen, zoals een mailmigratie, niet altijd bovenaan hun prioriteitenlijst staan.

Ja, dat kan ik me goed voorstellen. Voor een zorgverlener kan IT misschien wat abstract aanvoelen. Zij hebben hier tenslotte geen achtergrond in.
Dat klopt zeker. Het contact met zorgverleners is daarom een belangrijk onderdeel in het proces, en dan soms best uitdagend zijn. Maar ik zie het juist als een leuke uitdaging! Zoals ik al zei: IT staat niet altijd bovenaan de prioriteitenlijst. Voor zorgverleners zijn dat natuurlijk de patiënten. Toch is veilige communicatie ontzettend belangrijk, zeker als het gaat om patiëntgegevens en privacygevoelige informatie. Daarom is het mijn taak om hen te laten zien hoe essentieel een veilige mailomgeving is en hen zo goed mogelijk te begeleiden in deze verandering. Door duidelijk te communiceren en het proces zo laagdrempelig mogelijk te maken, hoop ik de overstap zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Als afsluiter de vraag: wat maakt dat deze opdracht goed bij jou past?
Ik vind het leuk om in verschillende sectoren ervaring op te doen als IT’er, en de zorgsector is nieuw voor mij. Deze opdracht past goed bij mij omdat het een mooie combinatie is van techniek en communicatie. Aan de ene kant ben ik bezig met de technische kant van de mailmigratie en de implementatie van Zivver. Aan de andere kant heb ik veel contact met zorgverleners en begeleid ik hen in dit proces. Ik vind het leuk om complexe IT-veranderingen toegankelijk te maken en ervoor te zorgen dat gebruikers hier soepel mee kunnen werken.

Daarnaast hou ik van uitdagingen en vind ik het interessant om in een dynamische sector zoals de zorg te werken. De hectiek en diversiteit maken het werk afwisselend en zorgen ervoor dat geen dag hetzelfde is. Het geeft voldoening om bij te dragen aan een veiligere en efficiëntere manier van werken, zodat zorgverleners zich uiteindelijk beter kunnen focussen op wat echt belangrijk is: het verlenen van zorg.

Dankjewel voor je openheid en het inkijkje in jouw werkzaamheden, Fatih! Heel veel succes gewenst met de verdere voortgang van dit project!

Heb je vragen over het project Veilig Mailen? Neem een kijkje op onze website veilig mailen of stuur een bericht naar servicedesk@zorgring.nl