Achtergrond
Jaarlijks vinden er veel overdrachten plaats vanuit de ziekenhuizen naar VV&T organisaties in de regio NHN ten behoeve van vervolgzorg van de patiënt. Ook zijn er, in mindere mate, verwijzingen vanuit de VV&T organisaties naar ziekenhuizen voor zorg die alleen in het ziekenhuis geleverd kan worden. Bij deze overdrachten is het van groot belang dat de juiste informatie op het juiste tijdstip wordt gedeeld vanuit de verwijzer. Deze zogenaamde informatieoverdracht vindt vanuit het verleden plaats op verschillende wijzen. Voorbeelden hiervan zijn dossiers die ‘op de buik van de patiënt’ meegaan vanuit de ziekenhuizen, informatie die gedeeld wordt via email, fax of via de post. Ook de inhoud van de informatieoverdracht was vanuit het verleden niet consistent.
In de regio NHN bestaat de wens om zowel de methode als de inhoud van de informatieoverdracht te standaardiseren en te uniformeren. Hiertoe is onder andere ingezet op het programma InZicht. Dit is een VIPP-subsidie om de eOverdracht standaard regionaal te implementeren.
eOverdracht is een verzameling afspraken over de inhoud en techniek van de verpleegkundige digitale verslaglegging en uitwisseling van verpleegkundige gegevens tussen zorginstellingen. We noemen dat een Informatiestandaard. De Informatiestandaard eOverdracht is gebaseerd op de richtlijn verpleegkundige verslaglegging. De standaard omschrijft welke informatie op welke manier in de bestaande elektronische patiëntendossiers moet worden vastgelegd, zodat deze systemen gegevens direct met elkaar kunnen uitwisselen. Deze wordt de komende jaren in alle bestaande EPD/ECD systemen ingebouwd. Daarmee is de basis gelegd voor goede uitwisseling tussen organisaties.
Het doel van eOverdracht is om zonder informatieverlies en overtypen verpleegkundige overdrachten door de hele keten van systeem naar systeem over te dragen. Daarnaast is het doel om gegevens éénmalig vast te leggen en daarna te hergebruiken. Zo blijft er meer tijd over voor daadwerkelijke zorg aan cliënten en krijgen deze de zorg die ze nodig hebben.
Het werken met de eOverdracht heeft drie belangrijke voordelen:
- Als zorgprofessional hoef je gegevens nog maar één keer vast te leggen. Je kunt ze daarna steeds hergebruiken.
- Als patiënt of cliënt hoef je nog maar één keer je verhaal te doen.
- De kwaliteit van zorg wordt beter omdat iedereen op elk moment toegang heeft tot de juiste gegevens.
De actuele status van eOverdracht is:
- De overdracht van ziekenhuis naar VV&T is operationeel;
- Aan de overdacht van VV&T naar ziekenhuis wordt door leveranciers gewerkt;
- Aan de overdracht van VV&T naar VV&T wordt door de verschillende leveranciers gewerkt.
Contactpersoon eOverdracht bij Zorgring is Marlies Peters, projectmanager, te bereiken via projecten@zorgring.nl
Ontwerp
Proces
Het werkproces voor eOverdracht vanuit het ziekenhuis is als volgt:
- Nadat het transferbureau de acceptatie heeft ontvangen vanuit de VV&T kan de betrokken afdeling binnen het ziekenhuis op de hoogte worden gesteld. De verpleegafdeling regelt vervolgens de verpleegkundige overdracht naar de VV&T. Medische- en medicatie overdracht en het uitvoeringsverzoek worden afzonderlijk gedeeld.
- De verpleegkundige overdracht wordt klaargemaakt als bijlage en wordt elektronisch verstuurd.
- De deadline voor de verpleegkundige overdracht is het moment dat de patiënt het ziekenhuis uitgaat.
Er zijn afspraken gemaakt m.b.t. de te hanteren informatiestandaarden en gegeven coderingen:
- Uniformering voor zover mogelijk van de inhoud van de over te dragen informatie conform 14 ZIB’s;
- Afspraken over te gebruiken productnamen voor vervolgzorg in de regio NHN.
Plaatsingsverzoek Intramuraal
De werkwijze voor het indienen van een plaatsingsverzoek zoals hieronder beschreven geldt voor binnen kantoortijden. Let op: in het weekend (vanaf vrijdagmiddag 15:00) geldt de procedure zoals voorheen (telefoon/mail).
Instroom
- De beschikbaarheid wordt door de VV&T minimaal 1 keer per dag bijgewerkt.
- De beschikbaarheid per zorgproduct wordt alleen weergegeven met wel of geen beschikbare capaciteit, niet de aantallen.
- In het beschikbare aanbod worden de bijzonderheden vermeld in de omschrijvingsvelden.
- Beschikbare capaciteit voor langdurige zorg (WLZ) wordt bepaald door de gehanteerde wachtlijsten (actief wachtend, niet-actief wachtend, niet-wachtend) van het zorgkantoor. Afspraken van zorgkantoor in onze regio zijn hier van toepassing. Zorgaanbieders vermelden wel hun zorgproducten voor langdurig verblijf om een plaatsingsverzoek te kunnen indienen om bijv. een voorkeursinstelling aan te geven.
- Het transferbureau geeft aan zorginstelling door dat zij de eerste voorkeur van een patiënt zijn, de zorginstelling zet de patiënt op actief wachtend.
Bemiddeling
- Inzage in beschikbare capaciteit kortdurend en langdurend verblijf
- Op basis van de beschikbaarheid die de VV&Ts bijhouden heeft het transferbureau en betrokken medewerkers inzage in de capaciteit van de zorgaanbieders voor kortdurend en langdurend verblijf
- Indienen van een plaatsingsverzoek bij een zorgaanbieder
- Een plaatsingsverzoek kan worden ingediend door het transferbureau ook al is er geen directe beschikbaarheid mogelijk bijv. patiënt wacht op voorkeurinstelling. De zorgaanbieder verkrijgt hiermee inzicht in de actueel wachtenden. Bij een WLZ indicatie vermeldt het transferbureau duidelijk of het om overbruggingszorg gaat. De voorkeursaanbieder kan zo nodig overbruggingszorg aanbieden.
- Er wordt altijd een indicatiestellingsbrief uit HiX meegestuurd als er een plaatsingsverzoek wordt ingediend
- Het is mogelijk om afhankelijk van de situatie meerdere plaatsingsverzoeken uit te zetten voor dezelfde patiënt en zorgvraag (meervoudig).
- Bijvoorbeeld patiënt wacht op een voorkeursaanbieder. Ter overbrugging kan een ander zorgaanbieder deze zorg overnemen.
- Wanneer het plaatsingsverzoek bij meerdere zorgaanbieders wordt uitgezet noteert het transferbureau deze meervoudige verzoeken in het opmerkingenveld.
- Indien de indicatie van de patiënt wijzigt n.a.v. verandering gezondheidssituatie wordt het plaatsingsverzoek gewijzigd door het transferbureau en opnieuw verstuurd.
- Beoordelen ontvangen plaatsingsverzoek
- De beoordeling van een plaatsingsverzoek wordt gelijktijdig medisch en bedrijfsmatig gedaan. Een bevestiging betekent impliciet dat de toewijzing definitief is.
- Voor intramuraal geldt: binnen 2 uur gaat er een melding via ZorgDomein naar het transferbureau dat het verzoek is gezien en in beoordeling is genomen.
- Voor intramuraal geldt: het volledige plaatsingsverzoek is beoordeeld en afgerond binnen 4 uur tijdens kantooruren. Voor WLZ kan dit langer duren, omdat er minder verloop is. Voor WLZ intramuraal spreken wij 24 uur af.
- Via de overlegfunctionaliteit (= de chatfunctie van ZorgDomein) kan er onderling overleg plaatsvinden tussen het transferbureau en de zorginstelling betreffende het plaatsingsverzoek.
- Om efficiënt en effectief gebruik te maken van de overlegfunctionaliteit is het proces zo ingericht dat de gebruikers inhoudelijk op de hoogte zijn.
- Bij het versturen van een chat komt er aan de ontvangende kant geen notificatie. Als er snel een reactie gewenst is, dan is het advies daarom om even te bellen.
- Bij het starten van de chat wordt gevraagd om vinkje te zetten voor akkoord toestemming van patiënt, deze kan worden gezet, aangezien toestemming (impliciet) al door het transferbureau is opgehaald bij het plaatsen van verzoek.
- Toewijzen of afwijzen van het plaatsingsverzoek
- In het plaatsingsverzoek wordt door de zorginstelling aangegeven of er al dan niet afwijzing of acceptatie kan worden gegeven. In de afhandeling van het plaatsingsverzoek kan een toelichting worden gegeven, bij afwijzing is de reden verplicht om in te vullen.
Overdracht
- Nadat het transferbureau de acceptatie heeft ontvangen vanuit de VV&T kan de betrokken afdeling binnen het ziekenhuis op de hoogte worden gesteld. De verpleegafdeling regelt vervolgens de verpleegkundige overdracht naar de VV&T. Medische- en medicatie overdracht en het uitvoeringsverzoek worden afzonderlijk gedeeld.
- De verpleegkundige overdracht wordt klaargemaakt als bijlage en wordt via ZorgDomein verstuurd via de knop ’overdracht regelen’.
- De deadline voor de verpleegkundige overdracht is het moment dat de patiënt het ziekenhuis uitgaat.
Plaatsingsverzoek Thuiszorg
De werkwijze zoals hieronder beschreven geldt voor binnen kantoortijden. Let op: in het weekend (vanaf vrijdagmiddag 15:00 uur) geldt de procedure zoals voorheen (telefoon/mail).
Instroom
- De beschikbaarheid wordt door de VV&T minimaal 1 keer per dag bijgewerkt.
- De beschikbaarheid per zorgproduct wordt alleen weergegeven met wel of geen beschikbare capaciteit, niet de aantallen.
- Afhankelijk van proceskeuze decentraal en centraal wordt de invulling per instelling anders.
- In het beschikbare aanbod worden de omschrijvingsvelden van het product gebruikt om specifieke informatie aan te duiden voor de aanvrager en hiermee impliciet criteria te delen. Dit gaat om de velden:
- Inclusiecriteria: welke criteria dient de cliënt aan te voldoen (bijv. alleen lichte zorg) en/of specifieke zorg die geleverd kan worden binnen het zorgaanbod.
Bemiddeling
- Inzage in beschikbare capaciteit
- Op basis van de beschikbaarheid die de zorginstellingen bijhouden heeft het transferbureau actuele inzage in de beschikbaarheid van de zorginstellingen
- Ook als er geen beschikbaarheid is van zorgaanbod (staat op rood), kan er door het transferbureau een plaatsingsverzoek worden ingediend, op basis van de voorkeur of bekendheid van de cliënt. Echter, patiënten mogen vrijwel altijd meteen met ontslag en dan heeft het dus geen zin om op een wachtlijst te staan. Als het zorgteam geen zorggarantie geeft dient het plaatsingsverzoek bij een andere zorgorganisatie uitgezet te worden.
- Indienen van een plaatsingsverzoek bij een zorginstelling
- Er mogen meerdere plaatsingsverzoeken uitgezet worden voor dezelfde patiënt. Mocht dit zo zijn dan dient het transferbureau dit in de aanvraag aan te geven.
- Er wordt altijd een transferindicatie meegestuurd als er een plaatsingsverzoek wordt ingediend
- Beoordelen ontvangen plaatsingsverzoek
- Beoordeling van het plaatsingsverzoek is een intern proces voor de zorginstelling.
- Het streven is dat binnen 2 uur er een melding via ZorgDomein is dat het plaatsingsverzoek is gezien en in beoordeling is genomen en binnen 4 uur is de beoordeling afgerond.
- Via de overlegfunctionaliteit (= de chatfunctie van ZorgDomein) kan er onderling overleg plaatsvinden tussen het transferbureau en de zorginstelling betreffende het plaatsingsverzoek.
- Om efficiënt en effectief gebruik te maken van de overlegfunctionaliteit is het proces zo ingericht dat de gebruikers inhoudelijk op de hoogte zijn.
- Bij het versturen van een chat komt er aan de ontvangende kant geen notificatie. Als er snel een reactie gewenst is, dan is het advies daarom om even te bellen.
- Bij het starten van de chat wordt gevraagd om vinkje te zetten voor akkoord toestemming van patiënt, deze kan worden gezet, aangezien toestemming (impliciet) al door het transferbureau is opgehaald bij het plaatsen van verzoek.
- Toewijzen of afwijzen van het plaatsingsverzoek
- In het plaatsingsverzoek wordt door de zorginstelling aangegeven of er al dan niet afwijzing of acceptatie kan worden gegeven. In de afhandeling van het plaatsingsverzoek kan een toelichting worden gegeven, bij afwijzing is de reden verplicht om in te vullen.
Overdracht
- Nadat het transferbureau de bevestiging heeft ontvangen vanuit de VV&T kan de betrokken afdeling binnen het ziekenhuis op de hoogte worden gesteld. De verpleegafdeling regelt vervolgens de verpleegkundige overdracht naar de VV&T. Medische- en medicatie overdracht en het uitvoeringsverzoek worden afzonderlijk gedeeld.
- De verpleegkundige overdracht worden klaargemaakt als bijlage en worden via ZorgDomein verstuurd via de knop ’overdracht regelen’, de deadline hierbij is het moment dat de patiënt het ziekenhuis uitgaat.
Plaatsingsverzoek via Coördinatiepunt
Voor de plaatsingsverzoeken die via het Coördinatiepunt gaan wordt voorlopig het oude proces (telefoon/mail) nog gebruikt. Deze gaan (nog) niet via Zorgdomein.
Architectuur
Uitgangspunten voor transmurale informatiediensten die gehanteerd worden voor de Regioarchitectuur NHN zijn:
- Het Twiin Afsprakenstelsel (en daarmee de Wegiz en IZA)
- De logische architectuur van het Regioplatform NHN
- Het Nictiz 5-lagen model voor interoperabiliteit
- Landelijke referentie architecturen NORA & DIZRA
Transmurale informatiediensten dienen opgebouwd en geïmplementeerd te worden volgens het referentiemodel van Twiin zoals hieronder afgebeeld:
De eOverdracht oplossing is volledig ingevuld met de “Zorgdomein Transfer” toepassing waarbij de overdracht tussen ziekenhuizen en vervolgzorg digitaal wordt overgedragen. De oplossing is hieronder conceptueel geschetst:
Geprojecteerd op het Twiin referentiemodel ziet de oplossing er als volgt uit:
Exploitatie
De onderstaande operationele afspraken gelden:
- Om gebruik te kunnen maken van eOverdacht dient de zorginstelling zelf een contract af te sluiten met Zorgdomein;
- Zorgring kan desgewenst hierbij assisteren;
- ZorgDomein helpt met de feitelijke implementatie dat een doorlooptijd van (minimaal) 5 weken kent.
Voor het versturen van een eOverdracht o.b.v. ZIBs heeft het ziekenhuis het volgende nodig:
- Koppeling tussen EPD-systeem (HiX en EPIC) en ZorgDomein;
- HiX: Nazorg-module en HiX v6.2
- EPIC: Smart on FHIR koppeling
- Transfer licentie in ZorgDomein;
- Minimaal 1 verzendend cluster in ZorgDomein.
Voor het ontvangen van een eOverdracht o.b.v. ZIBs via ZorgDomein Transfer heeft de VVT het volgende nodig:
- FHIR-koppeling met ondersteuning voor de eOverdracht via Nuts;
- Transfer licentie in ZorgDomein;
- Minimaal 1 ontvangend cluster in ZorgDomein;
- Persoonlijk zorgverlenersaccount in ZorgDomein. Zie dit artikel voor autorisaties per zorgverlenersrol.
Meer informatie over het aansluiten op en werken met Zorgdomein Transfer is hier te vinden:
